Дані з паперових трудових книжок поступово вносяться до Реєстру застрахованих осіб  - закон України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року, запровадив електронні трудові книжки та передбачив 5-річний перехідний період для оцифрування даних. Головною метою Закону було запровадження електронного обліку трудової діяльності, спрощення оформлення пенсій і збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Водночас,  якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні  п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі, повідомляється  на сайті rada.gov.ua.